Vad kräver Arbetsmiljöverket egentligen av er visselblåsarfunktion?
Många organisationer tänker att det räcker att ha en visselblåsarfunktion på plats. Men Arbetsmiljöverket är tydlig: det är inte tillräckligt att bara ha en kanal, funktionen måste också vara oberoende och självständig. Det är ett uttryckligt krav i visselblåsarlagen, och det är just det Arbetsmiljöverket kontrollerar vid tillsyn.
I det här inlägget går vi igenom vad det faktiskt innebär i praktiken.
Vad menar Arbetsmiljöverket med "oberoende och självständig"?
Enligt Arbetsmiljöverket ska de personer eller den enhet som tar emot och följer upp visselblåsarrapporter kunna agera utan otillbörlig påverkan från verksamheten. Det innebär att de måste ha ett mandat att:
ta emot rapporter
göra självständiga bedömningar
och följa upp ärenden utan att riskera att bli styrda av interna intressen
Funktionen kan vara intern (en person eller grupp) eller extern (en leverantör). Det avgörande är inte formen, utan att den faktiskt är oberoende. Arbetsmiljöverket betonar också att tillgången till rapporterna bör begränsas till en liten, definierad krets.
Krävs det att ärenden granskas av en extern part?
Nej, Arbetsmiljöverket kräver inte att varje ärende granskas externt. Lagen tillåter att funktionen hanteras internt, förutsatt att kravet på oberoende och självständighet uppfylls.
Det är en vanlig missuppfattning att man automatiskt måste anlita externa utredare. Är den interna funktionen fristående från verksamheten, är det fullt tillräckligt.
När räcker inte en intern utredning?
Här är det viktigt att vara ärlig mot sig själva. Om ett ärende berör:
ledningsgruppen
HR-chefen
VD:n
styrelsen
eller de personer som normalt skulle hantera ärendet
då kan det vara svårt att argumentera för att en intern utredning är tillräckligt oberoende. I sådana fall är det vanligt att anlita externa granskare, utredare eller advokater för att säkerställa objektiviteten.
Det är inget lagkrav i alla situationer, men det ligger väl i linje med Arbetsmiljöverkets syn på vad självständig handläggning faktiskt innebär.
Vad granskar Arbetsmiljöverket vid tillsyn?
Vid en tillsyn kontrollerar Arbetsmiljöverket i första hand att er verksamhet:
har interna rapporteringskanaler
har dokumenterade rutiner för hur ärenden hanteras
har utsett oberoende och självständiga personer eller enheter
kan ta emot rapporter skriftligt och muntligt
och uppfyller återkopplingskraven i lagen (bekräftelse inom 7 dagar, återkoppling inom 3 månader)
Notera: Arbetsmiljöverket granskar normalt inte innehållet i enskilda ärenden och tar inte ställning till om ett rapporterat missförhållande faktiskt har inträffat.
En viktig distinktion vid upphandling
Om ni upphandlar en visselblåsartjänst är det viktigt att förstå skillnaden mellan:
Mottagningsfunktionen, plattformen eller kanalen där rapporter tas emot.
Den oberoende ärendegranskningen, den part som faktiskt handlägger och följer upp ärendena.
En leverantör som enbart tillhandahåller tekniken, men där ärendena utreds av personer med potentiella intressekonflikter uppfyller inte lagens krav. Ur Arbetsmiljöverkets perspektiv är det den som hanterar och följer upp ärendena som måste vara oberoende, inte bara den som tar emot dem.
Sammanfattning
Visselblåsarlagen ställer tydliga krav på oberoende, men lämnar också utrymme för flexibilitet i valen. Oavsett om ni väljer en intern eller extern lösning behöver ni kunna svara på frågan: Kan den här funktionen verkligen agera fritt, utan att påverkas av interna intressen?
Kan ni svara ja på den frågan och dokumentera det, är ni på rätt väg!
Vill du veta hur vi på Visselblåsaren uppfyller kraven på oberoende och självständighet? Kontakta oss så berättar vi mer.
